Unsur-unsur yang diperlukan dalam perangkat organisasi koperasi

Perangkat organisasi koperasi terdiri dari: Rapat Anggota, pengurus, dan pengawas, sedangkan unsur lain yang melengkapi organisasi koperasi adalah unsur penasehat, unsur pelaksana, manajer dan karyawan-karyawan koperasi. Agar koperasi dapat menjalankan kegiatannya dengan baik, ia harus dilengkapi dengan alat pelengkap organisasi. Alat-alat perlengkapan organisasi koperasi, sebagaimana pada bentuk-bentuk perusahaan lainnya, adalah pilar-pilar yang akan menentukan tumbuh atau runtuhnya koperasi. Selain akan menentukan tujuan yang hendak dicapai, alat pelengkap organisasi koperasi juga merupakan alat yang akan menentukan cara mencapai tujuan, serta tercapainya atau tidak tujuan itu.

A. RAPAT ANGGOTA

Rapat anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Tetapi bukan berarti rapat anggota bersifat tak terbatas. Kekuasaan tertinggi suatu rapat anggota tetap ada batasnya yaitu prinsip koperasi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sehingga misalnya rapat anggota mengambil keputusan yang bertentangan dengan prinsip koperasi dan perundang-undang yang berlaku maka keputusan itu akan gugur.

Menurut pasal 23 undang-undang nomor 23 tahun 1992, rapat anggota menetapkan:

1) Anggaran dasar

2) Kebijaksanaan umum

3) Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawasan

4) Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta pengesahan laporan keuangan.

5) Pengesahan pertanggung jawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya.

6) Pembagian sisa hasil usaha

7) Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.

Rapat anggota koperasi berhak meminta keterangan dan pertanggung jawaban pengurus dan pengawas mengenai pengelolaan koperasi. Rapat ini diadakan sedikitnya sekali dalam setahun.

Adapun rapat anggota koperasi dibedakan 2 macam, yaitu rapat anggota biasa dan rapat anggota luar biasa.

a. Rapat anggota biasa adalah rapat anggota tahunan dengan tujuan untuk mengesahkan pertanggung jawaban pengurus. Batas waktu penyelenggaraan rapat anggota tahunan ini yaitu paling lambat enam bulan setelah tahun buku lampau, namun demikian dalam pelaksanaannya dilaksanakan secepatnya.

b. Rapat anggota luar biasa adalah rapat anggota yang diadakan apabila keadaan mengharuskan adanya keputusan yang wewenangnya ada para rapat anggota. Rapat anggota luar biasa ini diadakan atas permintaan sejumlah anggota koperasi atau atas keputusan pengurus yang pelaksanaannya diatur dalan dasar;

• Permintaan rapat anggota luar biasa oleh anggota luar biasa dilakukan karena berbagai alasan, terutama bila anggota menilai bahwa pengurus telah melakukan kegiatan yang bertentangan dengan kepentingan koperasi dan menimbulkan kerugian terhadap koperasi.
• Rapat anggota luar biasa atas keputusan pengurus biasanya dilaksanakan untuk kepentingan pengembangan koperasi.

Secara hukum rapat anggota koperasi adalah pemilik dari koperasi dan usahanya, dan anggotanya yang mempunyai wewenang mengendalikan koperasi bukan pengurus dan bukan juga manajer.

Rapat anggota bersama adalah tempat suara khusus dan hanya diadakan pada waktu-waktu tertentu. Pada dasarnya anggota perorangan yang bukan pengurus tidak dapat melakukan berbagai macam hal secara langsung dalam manajemen koperasi tetap dapat membantu dalam manajemen koperasi melalui berbagai cara dan kegiatan:

1) Secara umum digunakan dalam kegiatan-kegiatan koperasi seperti hadir dalam rapat-rapat, menerima tugas yang diberikan oleh pengurus terdiam dalam kepanitiaan dan sebagainya.

2) Mematuhi keputusan mayoritas

3) Memberi saran dan kritik yang membangun kepada pengurus.

4) Membaca laporan-laporan dari Rapat Anggota dan Rapat-rapat pengurus serta bertukar pikir dengan pengurus.

5) Membela koperasi dan manajemen, jika dikritik secara tidak wajar.

6) Berpartisipasi dalam penyusunan dan perubahan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

7) Berpartisipasi dalam pemilihan dan penggantian pengurus sehingga dapat memilih anggota pengurus  yang tepat.

8) Ikut membantu permodalan koperasi dengan memenuhi kewajiban pembayaran uang simpanan pokok, simpanan wajib dan sebagainya sesuai dengan ketentuan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

9) Mengusahakan agar pengurus, manajer dan karyawan mematuhi ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam anggaran dasar.

10) Mengikuti perkembangan organisasi dengan membaca laporan tahunan organisasi sebagai alat untuk berkomunikasi dengan pengurus.

B. PENGURUS

Pengurus dalam koperasi mempunyai kedudukan yang sangat menentukan bagi keberhasilan koperasi sebagai organisasi yang berwatak sosial. Pemilik koperasi dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota bagi koperasi yang beranggotakan badan-badan hukum koperasi. Masa jabatan pengurus paling lama lima tahun, tentang persyaratan untuk dipilih dan diangkat menjadi pengurus ditetapkan  dalam anggaran dasar.

Pengurus bertanggung jawab mengenai segala kegiatan pengelolaan koperasi dan usahanya kepada rapat anggota atau rapat anggota luar biasa. Untuk anggota pengurus yang sudah habis masa jabatannya dapat dipilih kembali. Memilih anggota koperasi sebaiknya tidak hanya dipilih dari orang-orang atas dasar pengaruhnya saja tapi harus dari mereka yang benar-benar memiliki etika baik dalam koperasi, memiliki ketrampilan,  memiliki watak jujur, penuh berinisiatif dan bersemangat tinggi. Karena pengalaman telah menunjukan bahwa:

1. Banyak pengurus yang masih belum memahami tugas dan kewajiban sebagai pengurus koperasi. Karena pemilihan pengurus masih didasarkan pada pengaruh seseorang pada lingkunga atas dasar kemampuan seseorang utnuk mengelola organisasi koperasi.
2. Dalam pemilihan pengurus baru, sering pengurus baru mengalami kesulitan-kesulutan karena belum mengerti program koperasi sudah berjalan.
3. Kebanyakan anggota pengurus baru, disamping menjabat sebagai pengurus koperasi juga mempunyai tugas-tugas profesi seperti misalnya sebagai guru, petani, dan sebagainya.

Menurut pasal 30 Undang-undang Nomor 25 tahun 1992 tentang perkoperasian, tugas dan wewenang pengurus adalah:

a. Mengelola Koperasi dan usahanya.

b. Menunjukan rancangan rencana kerja serta rancangan rencana anggota pendapatan dan anggota koperasi.

c. Menyelenggarakan rapat anggota.

d. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

e. Memelihara daftar buku anggota  dan pengurus sedangkan pengurus berwewenang:

• Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan
• Memutuskan penerimaan dan pengelolaan  anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar.
• Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan kemanfaatan koperasi sesuai dengan jawaban dan keputusan rapat anggota.

persyaratan sebagai anggota pengurus

Persyaratan untuk dapat dipilih dan diangkat menjadi pengurus koperasi merupakan wewenang dan rapat anggota koperasi dan dicantumkan dalam anggaran dasar koperasi. Oleh sebab itu merupakan hal yang wajar bila terdapat perdebatan antara satu koperasi dengan koperasi yang lain.

Bila mengacu pada Undang-undang Nomor 12 tahun 1967, persyaratan untuk menjadi pengurus koperasi dalam garis besar ditetapkan sebagai berikut:

1. Mempunyai sifat kejujuran dan ketrampilan kerja.
2. Syarat-syarat lain yang ditentukan dalam anggaran dasar.

Rapat Anggota Pengurus

Salah satu kewajiban yang harus dilakukan oleh pengurus koperasi dalam mengelola koperasi adalah menyelenggarakan rapat pengurus secara rutin. Hal-hal yang penting untuk dibicarakan dalam rapat rutin pengurus adalah sebagai berikut:

1. Membicarakan berbagai kebijakan yang berhubungan dengan pelaksanaan keputusan rapat anggota, sehingga berbagai keputusan tersebut dapat ditindak lanjuti dengan cara sebaik-baiknya.
2. Membicarakan berbagai pembagian tugas antar sesama anggota pengurus sehingga setiap anggota pengurus mengetahui batas-batas wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Dengan demikian tercipta suatu tata kerja pengurus yang baik dan serasi
3. Menetapkan pekerjaan yang perlu  dilakukan oleh pegawai dan karyawan koperasi lainnya. Jika usaha koperasi mengalami peningkatan maka tidak menutup kemungkinan bagi koperasi untuk memiliki organisasi perusahaan yang cukup besar  dengan jumlah pegawai yang tidak sedikit jumlahnya. dengan hal ini, pembagian pekerjan secara jelas  tidak hanya diperlukan pada tingkat pengurus, tetapi harus dilakukan  hingga ketingkat pegawai yang paling rendah.
4. Menerima petunjuk dan bimbingan dari pejabat instansi terkait.

C. PENGAWAS

Sesuai dengan UU No. 25 Tahun 1992, keberadaan lembaga pengawas pada struktur organisasi koperasi bukan merupakan sesuatu yang wajib. Artinya karena pengawasan terhadap koperasi pada dasarnya dilakukan secara langsung oleh para anggota, maka tidak semua koperasi wajib memiliki lembaga khusus yang bertugas  melakukan pengawasan. Kebutuhan lembaga pengawas pada setiap koperasi sangat tergantung pada ukuran koperasi yang bersangkutan.

Karena pengawasan yang bersifat mencegah itu lebih baik dan lebih bijaksana maka tugas pengawas hendaknya bertujuan sebagai berikut:

• Memberikan bimbingan pada pengurus, karyawan ke arah keahliah dan ketrampilan.
• Mencegah pemborosan bahan, waktu, dan tenaga supaya tercapai efisiensi usaha.
• Menilai hasil kerja sama dengan rencana yang sudah ditetapkan.
• Mencegah terjadinya penyelewengan.
• Menyelesaikan administrasi secara menyeluruh.

Pengawas koperasi berdiri sejajar dengan pengurus, artinya diantara keduanya tidak ada yang lebih atas atau membawahi, keduanya sama sederajat dimata anggota koperasi dan didalam manajemen koperasi, keduanya dipilih oleh anggota melalui rapat anggota, semuanya bertanggung jawab pada rapat anggota, serta keduanya melaksanakan amanat rapat anggota didalam mengelola kegiatan sehari-hari walau dalam fungsi yang berbeda.

Jadi dapat disimpulkan bahwa pengawas koperasi adalah partnership (hubungan pertemanan) dengan pengurus dalam arah yang positif. Beberapa pengetahuan dasar yang seharusnya dimiliki setiap anggota pengawas koperasi adalah:

1. Pengetahuan tentang perkoperasian, yang meliputi:

• Peraturan koperasi: Undang-Undang koperasi, kepres/inpres, anggaran rumah tangga dan rapat anggota.
• Organisasi dan manajemen: landasan, asas dan prinsip koperasi, struktur dan sejarah koperasi.
• Pengetahuan usaha: produksi, jas dan pemasaran.

2. Pengetahuan akuntansi, antara lain sistem pembukuan, analisa naraca R/L, auditing, pembelanjaan.

3. Pengetahuan tentang hukum, meliputi: hukum pajak, hukum dagang, dan hukum pemburuhan.

4. Kebijaksanaan pemerintah, seperti misalnya kebijaksanaan dibidang ekonomi dan koperasi.